מכינים תיק פרויקט בלי להעלות מסמכים

לכל עובדה ציינו מקור, תאריך ובעל תפקיד: דרישה, דוח, מפרט, פרוטוקול או הצעה. אל תעלו לכאן כתובת, תכניות, דוחות או פרטי דיירים; האתר אינו מספק אחסון מסמכים.

לדוגמה, בתיק מופיעה הודעת דייר על קילוף בחזית לצד דוח מקצועי שמתייחס רק לחזית אחרת. שמרו את שתי הרשומות בנפרד: ההודעה היא מידע לבירור, והדוח הוא מקור בעל גבולות מוגדרים. אל תרחיבו את מסקנותיו לאזורים שלא נבדקו. רשמו מי צריך לברר את הפער ואיזה מסמך צפוי להתקבל.

צרפו למסמך הפנימי הפניה לכתב הכמויות, רשימת בעלי תפקידים וגבול האחריות של כל אחד. סמנו עבודות מותנות ואל תנחשו כמויות חסרות.

רשימה יעילה מחברת בין שאלה להחלטה. במקום "צריך עוד מידע", כתבו "האם ההצעה כוללת פינוי, ובאיזה סעיף?" או "מי מאשר את הכמות הסופית?". ליד כל שאלה סמנו פתוחה, התקבלה תשובה או נדרש מסמך מתוקן. תשובה בשיחה אינה מחליפה עדכון של ההצעה שעל בסיסה תתקבל ההחלטה.

הפכו כל חוסר לשאלה עם נמען ותאריך יעד. לאחר שיש תשובות, אפשר לעבור להשוואת הצעות. קבלת הפניות באתר עדיין אינה מוגדרת, ולכן הדף אינו שולח, שומר או בודק את התיק.